我が社では、社員全員がサイボウズを使っています。このツールでは、スケジュールを登録するとともに、社員全員が共有することが可能となっています。つまり、他の人のスケジュールを把握することができるのです。

またサイボウズでは、社内専用メールもしくはeメールが使え、このうち社内専用メールでは受信したメールに対して書き込みもできるので、これらの情報をひとつにまとめることができます。

その他にも、To Do Listやファイル管理など、便利な機能が満載されています。またWeb上のツールなので、ひとつの決まったPCからではなく、インターネットに接続していればどのPCからでも閲覧できて便利です。

しかしサイボウズがすべてというわけではありません。これだけで、すべてのことをまかなおうをとすると、間違いやミスの原因となります。人が主体となり、機械を使いこなしていくこと、それが大事です。そのときそのときで、ツールは使いわけていきましょう。

我が社では、連絡業務のツールとしてボイスメールを使っています。ボイスメールとはe-mailの音声版のことです。e-mailと最も違うのは、感情や様子を声で伝えられる点です。

e-mailは、画像や文字など正確さを要するものに使い、ボイスメールは多少不正確でも「スピード」を要しているものに使用します。携帯電話でもいいのではないか？ という声もありますが、決裁や判断業務はこれで十分事足りることも多いのです。

またボイスメールは、電車の待ち時間や細切れの時間を利用してメッセージを聞くことができ、急ぎの場合は呼び出しコールを設定することで、携帯を通じて相手から呼び出しをしてもらうことができます。さらにe-mailと併用すれば、移動中でも仕事が進みます。ボイスメールはパソコンを通しても聞くことができるので、電話代の削減にもつながります。